Grupper, udvalg og bestyrelser: at gøre møder køre glattere

På grund af kompleksiteten af den menneskelige natur, kan få grupper arbejde sammen uden problemer. Uanset om det er nabolaget association, PTA, et selskab bestyrelsen eller enhver lovgivende organ, vil betydningen af god kommunikation og lederens takt spille en vigtig rolle på resultatet af et møde.
Når et bestyrelseslokale eller et gruppemøde kaldes, vil under forudsætning af at mødelokalet fysiske rum, forsyninger og teknologi allerede er godt taget sig af, formanden eller lederen være en til at afgøre succes eller fiasko af projektet. Et møde vil vise sig at være umagen værd, når deltagerne er ikke for mange eller for få i antal og lederen er opmærksom, at alle er i stand til at udtrykke sine ideer uden afbrydelse.
Generelt, er en gruppe af tolv mennesker i et møde det højeste tal for succes. Overstiger antallet af mennesker til at deltage i et møde at antallet, skal lederen forberedes, i sidste ende, at opdele gruppen i udvalg af hensyn til effektiviteten.
At vælge de rette personer til mødet er meget vigtigt. Ud over at være gode lyttere, beslutningstagere og problemløsere, bør deltagerne være bekendt med spørgsmålene ved hånden.
Et par pointers for lederne, formændene eller selskab hoveder:
* Annoncere tid og sted for møde tidligt nok for deltagerne til at forberede. Send en trykt memo eller et brev til hver enkelt deltager annoncerer tid, sted, struktur og missionen af mødet; Brug aldrig en post-it til dette formål (jeg har set det ske). Hvis du forventer en visse input fra visse medlem, send ham en særlig memo eller brev også.
* Efter at møde til orden, hvis der er et nyt medlem i gruppen eller medlemmerne ikke kender hinanden, indføre medlemmer eller bede medlemmerne om at præsentere sig selv.
* Give hver deltager en minut eller to at løse gruppe at sige, hvor deltageren følelse om mødet eller spørgsmålene ved hånden eller at have ham bare sige Hej. Prøv ikke at lade nogen tale for lang; to eller tre sætninger som regel vise sig for at være tilstrækkelig til dette formål. Denne proces genkender deltagere som folk og sætter dem på lethed.
* Mundtligt eller skriftligt, præsentere en dagsorden, plan eller skitse. Må ikke tage det for givet, at notatet du sendt på forhånd vil blive husket til at hjælpe dig gennem løbet af mødet. På dagsordenen, så glem ikke at sætte de vigtigste elementer først.
* Mens du gennemfører mødet, du må ikke spørge deltagerne til at læse deres hele driftsrapporter; i stedet spørge personer verbalt opsummere dem. Dette vil efterlade mere tid til diskussion og beslutning om at gøre processer. De fleste mennesker mister deres koncentration mens du lytter til driftsrapporter. Kopier af rapporterne kan blive distribueret til deltagere til deres gennemsyn i begyndelsen af mødet eller senere.
* Under diskussion forsøge at gennemføre mødet på en sådan måde, at en pause efter hver person tale, vil være der til at hjælpe medlemmer assimilere, hvad de har hørt; men hvis diskussionen er blevet en livlig udveksling af ideer, ikke Afbryd af hensyn til en pause, medmindre udveksling har afveget fjendtlige dialog.
* Lad deltagerne forklare deres ideer om emner frit, uden censur. Lad dem tilbud ideer og indsigelser, hvis nødvendigt. For medlemmerne af gruppen for at skabe tillid blandt dem selv, de skal kunne tale uden tilbageholdenhed endnu inden for reglerne for korrekt adfærd.
* Hvis diskussionen vandrer væk fra spørgsmålene, føre medlemmerne tilbage i mødets formål. Aldrig beskylde nogen deltager alt for hårdt foran andre. Hvis der er en grund til, at brug af indirekte referencer, og i forbindelse med udvælgelsen af verber, passive stemme bør give en bedre løsning end en direkte anklage.
* Ved afslutningen af mødet, selv om et par problemer er venstre uløst, anerkende indsatsen fra deltagerne og opsummere møde med et par ord; derefter takke dem og sige farvel. En vellykket afslutning vil give en vigtig komponent for at følge møder samt forårsager deltagerne forlader med større forståelse, som de kan integrere i fremtidige arbejde.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *